Vido Latupeirissa, MIPR. – Internal Communications Manager Kalbe Group

Foto Vido Latupeirissa yang sedang berdiskusi dengan
salah seorang peserta DigiHR October Meetup

“Employees are the best corporate ambassadors.”

– Unknown

Komunikasi internal yang efektif adalah kunci dari perusahaan yang berkembang dengan sukses. Tanpa adanya komunikasi yang baik antar atasan dan pekerja, antar divisi, dan antar kantor cabang, tentunya akan terjadi miskomunikasi dan sikap apatis yang dapat merusak perkembangan bisnis. Perlu diperhatikan apakah perusahaan anda sudah menerapkan komunikasi internal untuk menyebarkan informasi ke seluruh pekerja, apakah informasi yang disampaikan diterima dan dimengerti dengan baik, dan bagaimana cara yang tepat atau efektif untuk menyampaikan informasi yang kompleks atau sulit untuk dipahami.

Pada tahun 1966, Kalbe dirintis dari sebuah usaha kecil kini telah berkembang menjadi perusahaan produk kesehatan terbesar di Asia tenggara yang memiliki 4 divisi usaha, 39 anak perusahaan, distribusi di 76 cabang dan 54 kota, perwakilan di lebih 10 negara, 12 Pabrik berteknologi modern, lebih dari 800 produk dan layanan kesehatan dan 17.000 karyawan. Di perusahaan ini, Vido Latupeirissa berperan sebagai Internal Communications Manager yang bertanggung jawab dalam mengembangkan dan mempertahankan kualitas komunikasi internal di Kalbe Group.

Jadi, apakah peran serta tanggung jawab Internal Communications dalam perusahaan? Dan apa sajakah tantangan yang dialami? Berikut adalah perspektif mengenai Internal Communications dari Vido Latupeirissa dari Kalbe yang sudah dipaparkan pada DigiHR Meetup “The Intersection of Internal Communication Responsibility” pada 17 Oktober 2019.


Apa itu Internal Communications? dan dibawah departemen apakah IC berada di Kalbe?

Internal communications adalah aktivitas komunikasi yang dilakukan perusahaan kepada internal stakeholdernya melalui kanal komunikasi dalam upaya menyelaraskan arah dan gerak menuju sebuah tujuan yang sama. Internal Communication Kalbe berada di Departemen Corporate Communications & Sustainability bersama dengan External Communications dan Corporate Sustainability.

Mengapa IC berada di Departmen tersebut?

Kalbe yang didirikan oleh dr Boenjamin Setiawan bersama 5 saudaranya pada tanggal 10 September 1966 di sebuah garasi di daerah Tanjung Priok kini telah berkembang menjadi perusahaan produk kesehatan terbesar di Asia tenggara yang memiliki 4 divisi usaha, 39 anak perusahaan, distribusi di 76 cabang dan 54 kota, perwakilan di lebih 10 negara, 12 Pabrik berteknologi modern, lebih dari 800 produk dan layanan kesehatan dan 17.000 karyawan. Hal ini menjadikan proses komunikasi perusahaan menjadi sangat vital dan harus di tangani oleh departemen khusus komunikasi karena memiliki peran strategis

Apa saja yang dikomunikasikan oleh IC dan seberapa sering IC memberikan informasi kepada karyawan?

Agar Internal Komunikasi dapat berjalan secara efektif maka permasalahannya bukan seberapa sering pesan disampaikan tetapi konsistensi dari pesan itu sendiri. Pada group kalbe Internal Communications mendapatkan mandat untuk memastikan penerapan corporate identity kalbe, internalisasi visi, misi dan nilai perusahaan yaitu Panca Sradha melalui kanal komunikasi yang ada dan employee engagement activities.

Channel dan media apa saja yang digunakan oleh IC grup Kalbe?

Di Kalbe kita memiliki kanal komunikasi online dan offline, online terdiri dari portal intranet, email blast, sosial media (Instagram & Youtube), desktop wallpaper tahun ini kita mulai menggunakan live streaming dan podcast . Offline kita memiliki townhall yang dilakukan setahun 2x, komunikasi berjejaring Onecoms di setiap anak perusahaan grup kalbe yang berperan sebagai nara sumber dan nara sambung. Selain itu ada juga kegiatan employee engagement yang memiliki fokus pada wellness dengan payung kampanye Kita Sehat Kalbe Kuat dimana setiap tahun dilaksanakan Kita Sehat Kalbe Kuat Forum untuk memberikan apresiasi dan inspirasi kepada pelaksana kegiatan wellness di masing-masing perusahaan, Kalbe Run, PancaSradha Cup dan yang baru saja kita laksanakan yaitu Living Value Festival yang dikemas dalam bentuk inspirational talk dengan tujuan mendekatkan visi, misi dan nilai perusahaan kepada seluruh karyawan Kalbe.

Apakah ada perbedaan chanel yang digunakan untuk generasi atau posisi tertentu?

Dengan kondisi yang ada di Kalbe, menjadi tantangan tersendiri bagi kita mengindentifikasikan kanal komunikasi berdasarkan segmentasi atau demografi karyawan karena tidak ada satupun kanal komunikasi yang bisa menjangkau 70% karyawan, yang kita lakukan adalah diversifikasi kanal komunikasi dan menggabungkan 2 atau lebih kanal komunikasi yang digunakan untuk mengoptimalisasikan jangkauan.

Bagaimana IC Memastikan bahwa informasi yang diberikan sudah diterima bahkan dipahami oleh karyawan?

Pada kanal komunikasi tertentu kita bisa melacak materi komunikasi yang kita sampaikan apakah diterima, seberapa banyak kunjungan pada halaman web/sosial media. Untuk memastikan tidak ada informasi yang terlewat maka kita selalu mencantumkan PIC atau contact number yang bisa dihubungi untuk informasi lebih lanjut pada setiap materi komunikasi. Pasca kegiatan, kita menyebar kuisioner yang berisi evaluasi pelaksanaan kegiatan, sumber informasi, pengalaman dan perubahan sikap yang mereka rasakan. Idealnya proses aktivitas komunikasi yang dilakukan dapat terefleksi pada hasil employee engagement survey yang dilakukan oleh pihak independen.

Apa kendala utama dalam Internal Communications? terutama terkait berkomunikasi dengan alternative workforce?

Getting employee attention, Di era Industri 4.0, konten internal komunikasi perusahaan akan bersaing dengan konten digital yang didapatkan dari sosial media, televisi, Koran, meeting dengan klien, papan iklan atau poster yang ditemui di jalan dan lain sebagainya.

Apakah pernah mengkomunikasikan informasi yang memiliki kemungkinan akan sulit diterima karyawan, bagaimana cara mengkomunikasikan hal tersebut?

Selama saya berada di Kalbe, komunikasi yang tersulit adalah ketika mengkomunikasikan perubahan nama salah satu kegiatan employee engagement yaitu Kalbe Olympics menjadi Panca Sradha Cup. Sulit karena nama kegiatan secara konsisten telah selama 3 tahun berturut-turut, awareness dan engagement sudah sangat tinggi, perubahan harus dilakukan menjelang upacara penutupan. Cara yang dilakukan adalah Twist kegiatan penutupan menjadi kegiatan re-branding dengan melibatkan Komite Olimpiade Indonesia sebagai endorser, memperkenalkan para pemain terbaik sebagai duta Panca Sradha di bidang olahraga, merubah semua materi cetak dan promosi post event menggunakan logo PancaSradha Cup yang baru.

Apakah dampak yang paling dirasakan dengan adanya internal komunikasi di Kalbe?

Diversifikasi Kanal komunikasi efektif meningkatkan jangkauan dan akses informasi, jumlah keterlibatan karyawan dalam employee engagement activities, exposure dan alignment anak perusahaan setiap tahunnya. semoga data peningkatan yang baru diukur semenjak 3 tahun belakangan ini dapat terefleksi dengan baik pada hasil employee engament survey yang baru saja dilaksanakan di bulan Agustus lalu.

(Data perSeptember 2019 Akses informasi 18% portal intranet, 16% email blast, social media 45%, onecomms 12%, others 9% dengan jangkauan 12.880 dari 17.000 karyawan. Employee engagement activities melibatkan 6.925 karyawan, 91 dari 142 executive dengan jangkauan 29 dari 39 perusahaan)

Apa kunci utama dari Internal Communications?

Employee are the best corporate ambassador, touch employees heart and mind dengan cara membuat aktivitas komunikasi yang konsisten, implement internally communicate externally.

One Word to Describe HR

Inspire.

Tanggapan terhadap HR & Technology.

HR dan teknologi harus saling melengkapi satu sama lainnya untuk optimalisasi pengelolaan sumber daya manusia sehingga memberikan nilai tambah tidak hanya bagi karyawan namun juga perusahaan dan customer.

Tanggapan terhadap Managing Milenial

Dalam memahami generasi milenial kita harus mengenal sifat dasar yang membedakan generasi milenial dengan dengan generasi lainnya, yaitu Free will, bebas berkeingan atau berkehendak tanpa terikat kepada sesuatu atau kepada seseorang. Oleh karenanya yang harus dilakukan dalam managing milenial adalah memberikan ruang yang cukup kepada milenial untuk berekplorasi, belajar dari kegagalan, timbulkan rasa believe dan terakhir berikan mereka inspirasi atau role model.

Tips Untuk Praktisi HR

Mengutip dari Buku Internal PR karya Agung Laksamana MSc, MCIPR dalam mengelola komunikasi yang efektif kepada karyawan kata kuncinya adalah Happy, Sebagai praktisi komunikasi, HR maupun manajemen kita harus memastikan semua karyawannya happy. Karena jika mereka happy, otomatis customer juga happy. Jika customer happy, tentu saja shareholders happy. Dan, jika shareholders happy, balik lagi, tentu saja manajemen perusahaan akan happy.


Dapat disimpulkan bahwa komunikasi internal sangatlah penting bagi perusahaan mana pun. Karena, tanpa adanya komunikasi internal yang baik, maka penyebaran informasi tidak akan berlangsung dengan baik dan dapat berakibat buruk terhadap perkembangan bisnis. Untuk itu, semua perusahaan perlu menggunakan metode yang tepat dan efektif untuk menyebarkan informasi ke seluruh karyawan.

Tinggalkan Balasan

Be Our Hiring Partner

Digi Training selalu dihadiri oleh individu-individu berbakat dengan kualitas dan semangat berkarya. Jadi Hiring Partner kami dan bantu perusahaan untuk menemukan kandidat terbaik. Temukan kandidat terbaikmu di Digi Training.