Joana Melias, Internal Communication at Warung Pintar

Foto Joana Melias dan Vido Latupeirissa yang sedang menyampaikan materi tentang Internal Communications pada DigiHR October Meetup

“Employees are the best corporate ambassadors.”

-Unknown

Komunikasi internal yang efektif adalah kunci dari perusahaan yang berkembang dengan sukses. Tanpa adanya komunikasi yang baik antar atasan dan pekerja, antar divisi, dan antar kantor cabang, tentunya akan terjadi miskomunikasi dan sikap apatis yang dapat merusak perkembangan bisnis. Perlu diperhatikan apakah perusahaan anda sudah menerapkan komunikasi internal untuk menyebarkan informasi ke seluruh pekerja, apakah informasi yang disampaikan diterima dan dimengerti dengan baik, dan bagaimana cara yang tepat atau efektif untuk menyampaikan informasi yang kompleks atau sulit untuk dipahami.

Warung Pintar dirintis pada tahun 2017 untuk mendorong perkembangan usaha kecil di Indonesia serta meningkatkan kesejahteraan keluarga pendiri usaha. Dalam perusahaan ini, Joana Melias adalah staff dari Internal Communications yang bertanggung jawab dalam penyebaran informasi secara internal. Tanggung jawabnya meliputi menyesuaikan metode penyebaran informasi agar dapat diterima dengan baik.

Jadi, apakah peran serta tanggung jawab Internal Communications dalam perusahaan? Dan apa sajakah tantangan yang dialami? Berikut adalah perspektif mengenai Internal Communications dari Joana Melias dari Warung Pintar yang sudah dipaparkan pada DigiHR Meetup “The Intersection of Internal Communication Responsibility” pada 17 Oktober 2019.


Apa itu Internal Communications? dan di bawah departemen apakah IC berada di Warung Pintar?

Internal Communications Warung Pintar masih berpindah-pindah divisi sejak awal mula terbentuk. Sebelumnya IC terletak di divisi CEO Squad, lalu sekarang IC menempati divisi Communication. Awalnya, divisi Communications dikhususkan untuk external communications, tetapi sekarang sudah digabung untuk bisa facilitate internal communications juga.

Mengapa IC berada di Departmen tersebut?

IC berada di bawah divisi Communications karena kami ingin mengumpulkan semua source of information di satu divisi. Selain itu, untuk kebutuhan teknis dan eksekusi bersama, misalnya sharing tools atau vendor yang digunakan. Pada prinsipnya, internal dan external communications memiliki audience yang berbeda, tetapi kami bergabung di divisi Communications karena kebutuhan yang sama. Divisi Communications kami terpisah dari marketing.

Apa saja yang dikomunikasikan oleh IC dan seberapa sering IC memberikan informasi kepada karyawan?

IC umumnya mengkomunikasikan update divisi per request dari divisi yang bersangkutan. Misalnya, divisi Operations minta informasi tentang report mereka, penyebaran informasi itu akan lewat kami. Selain itu, kami juga menyebarkan informasi tentang kegiatan-kegiatan internal pre dan post event dan announcement dari company. Untuk update, IC tidak punya range waktu atau frekuensi khusus. Kami memberikan informasi seperlunya saja saat dibutuhkan. Tetapi, kami juga mendorong karyawan untuk menyebarkan informasi sendiri supaya informasi tersebut organik. Seiring berjalannya waktu, semakin ada urgensi untuk mengumpulkan seluruh informasi di IC karena kami dapat menggali informasi yang lebih jelas dari business unit kami. Jadi, kami perlahan-lahan mulai merencanakan semua kegiatan supaya mengikutsertakan tim Communication.

Channel dan media apa saja yang digunakan oleh IC Warung Pintar?

Warung Pintar cenderung bertukar pesan lewat intranet, yaitu workchat dan workplace by Facebook, meeting, email, Whatsapp, dan telepon. Dari sekian banyak opsi channel, metode penyebaran informasi yang paling efektif kami adalah meeting dan chat via workplace.

Apakah ada perbedaan chanel yang digunakan untuk generasi atau posisi tertentu?

Perbedaan itu pasti ada, terutama untuk posisi dan lokasi tertentu. Perbedaan generasi di Warung Pintar tidak terlalu signifikan karena mayoritas karyawan kami adalah millennial. Untuk tim Operation (tim lapangan) Warung Pintar, mereka cenderung memilih metode face-to-face karena kurangnya awareness untuk mengecek informasi via intranet. Sebaliknya, tim di HQ terbiasa untuk mengecek informasi via email. Tim Tech kami juga tidak keberatan untuk memperoleh informasi melalui virtual meeting via zoom atau intranet. Untuk karyawan yang remote, kami cenderung menggunakan telepon atau email yang menyediakan banyak dokumentasi.

Bagaimana IC Memastikan bahwa informasi yang diberikan sudah diterima bahkan dipahami oleh karyawan?

Kami belum mempunyai metode untuk mengecek apakah informasi yang diberikan sudah diterima dan dipahami oleh karyawan. Untuk sementara kami masih menggunakan cara manual dengan bertanya-tanya ke staff lain. Kami umumnya bekerja sama dengan tim HR Generalis untuk menanyakan apakah informasinya sudah jelas atau belum, bagaimana kabar terbaru yang berkembang dengan para staff, atau personal check tentang pendapat mereka mengenai suatu hal.

Apa kendala utama dalam Internal Communications? Terutama terkait berkomunikasi dengan alternative workforce.

Kendala utama kami adalah menentukan long-term goal IC dan penempatannya yang cocok dengan siapa. Saat ini, kami masih fokus mengerjakan day-to-day tasks saja dan belum melihat ke arah target jangka panjangnya. Kami fokus menggunakan Whatsapp dan telepon. Penggunaan workchat juga memungkinkan.

Apakah pernah mengkomunikasikan informasi yang memiliki kemungkinan akan sulit diterima karyawan? Bagaimana cara mengkomunikasikan hal tersebut?

Kami pernah mengkomunikasin tentang strategi di quarter baru, dan pembahasannya termasuk cukup panjang dan berat. Strategi yang kami lakukan adalah merekam video, meng-upload-nya di youtube, dan mengirim deck informasi mengenai strategi tersebut.

Apakah dampak yang paling dirasakan dengan adanya internal komunikasi di Kalbe?

Dampak adanya IC di Warung Pintar adalah karyawan kami jadi tahu tentang apa yang sedang terjadi di Warung Pintar secara perusahaan. Misalnya, kami mengeluarkan internal report yang berisi gambaran kondisi perusahaan. Kondisi perusahaan itu penting untuk diketahui, terutama untuk perusahaan startup. Lalu, dengan adanya kegiatan rutin seperti townhall, karyawan bisa merasakan bahwa ini bagian dari fungsi perusahaan, misalnya engagement.

Apa kunci utama dari Internal Communications?

Dukungan dari semua pihak. Karena internal communication itu stakeholders-nya adalah semua orang, mulai dari karyawan, semua divisi, C-levels, dan lain lain. Kalau tidak ada dukungan dari semua pihak, misalnya melibatkan IC untuk penyebaran deployment suatu produk, it will be a significant bottleneck to run IC effectively.

One Word to Describe HR

Essential

Tanggapan terhadap HR & Technology

HR dan Technology dua-dua nya harus sejalan. HR merupakan kebutuhan basic dan essential di setiap perusahaan. Bagaimana mungkin suatu perusahaan tidak membutuhkan manajemen untuk SDM-nya? Sedangkan untuk teknologi sendiri, tidak dapat dipungkiri Teknologi sudah dapat menjadi kebutuhan dasar. Teknologi harus dapat menunjang sistem HR saat ini. HR harus dapat bermain dengan teknologi agar dapat memaksimalkan fungsinya dan menemukan inovasi-inovasi baru.

Tanggapan terhadap Managing Milenial

Well, tidak dapat dipungkiri bahwa pergeseran era terjadi dan workplace mulai diduduki oleh millenials. Bisa dipastikan, sekitar 5-10 tahun millenial akan menguasai workplace. Millenial memiliki karakteristiknya sendiri dibanding generasi sebelumnya di dalam kehidupan maupun sistem kerja. Pendekatan yang dilakukan untuk milenial juga akan berbeda, misalnya saja flexibility. Millenial termasuk generasi yang lebih flexible. Satu hal yang penting bagi millenial adalah keberadaan mentor. Sehingga sebenarnya, padanan Baby Boomers/orang lebih berpengalaman dengan millenial termasuk padanan yang tepat. Di sisi lain, baik millenial maupun generasi non-millenial membutuhkan pelajaran bagaiamana untuk menghadapi generasi di luar generasinya agar tercapai harmonisasi.

Tips Untuk Praktisi HR

Be ready for whatever life throws you at startup. But, remember to treat employee as human. Be open untuk belajar dari corporate atau perusahaan yang sudah lebih stabil.


Dapat disimpulkan bahwa komunikasi internal sangatlah penting bagi perusahaan mana pun. Karena, tanpa adanya komunikasi internal yang baik, maka penyebaran informasi tidak akan berlangsung dengan baik dan dapat berakibat buruk terhadap perkembangan bisnis. Untuk itu, semua perusahaan perlu menggunakan metode yang tepat dan efektif untuk menyebarkan informasi ke seluruh karyawan.

Tinggalkan Balasan

Be Our Hiring Partner

Digi Training selalu dihadiri oleh individu-individu berbakat dengan kualitas dan semangat berkarya. Jadi Hiring Partner kami dan bantu perusahaan untuk menemukan kandidat terbaik. Temukan kandidat terbaikmu di Digi Training.